电商企业的账务处理「电子商务的账务怎么做」

毕业后在制造型企业做了十来年，还没入电商圈之前，我一直以为电商的账务处理会比制造型企业容易很多。因为电商行业大多是进成品卖成品的纯贸易企业。而且天猫还有后台可以让你导数据。机缘巧合之下，去年我在电商行业做了一年。跟我想象中的有点不一样。并不如我想象中的容易。确实，在大多数的电商企业中成本是比较容易的，毕竟它们没有自己生产。但是，电商行业其实相当于是零售行业，数据量是非常庞大的，而且，退换货频繁，这就增加了财务对账工作的难度。而且，电商虽然也发展了很多年了，但是相对传统行业来说还是底蕴不足。很多电商都是积累了几年之后，体量上来了，现在才开始搭建财务体系。但是，拥有丰富电商经验的财务人员会比较少，我感觉很多公司还是在摸着石头过河。所以，我想把过去一年的经验总结一下。一是回顾总结一下去年一年自己的收获，二是希望我摸索总结的经验可以帮到一些刚入电商圈，正迷茫着的同行。毕竟，去年一开始的时候我也是迷茫困惑，很希望有人可以掌灯引航。

很多的电商企业都是分分销和自营两条线去运营的。所谓的分销就有点像我们线下所说的批发。特别是一些做品牌的电商更是这样，除了多开店，抢占市场份额之外，他们更侧重于分销经营。以下就分两条线来说说电商行业的账务处理。

在说账务处理之前，我们首先要认识一个业务系统叫做聚水潭，闽南很多电商企业都是用这个业务系统。这个系统是按你的用单量去收费的。不像制造型企业，财务软件里面有整套的供应链。电商企业很多都是只有业务系统，就算有财务系统，也是跟业务系统分开的。去年我所在的公司有计划把聚水潭跟金蝶财务系统对接打通，让财务人员可以直接从财务系统里面提取数据做账。但是，后来由于高管变动等等原因没能成行。除此之外，更多的企业都是财务系统跟业务系统分开。所以，我们需要要从聚水潭里提取数据之后整理成我们所需要的，然后再录到财务系统里面去。所以，怎样从业务系统提取数据，提取出来的数据要怎么整理加工成我们所需要的就显得至关重要了。聚水潭的维度非常多，在这里也没办法一一做详解。但好在这是一个租赁型的系统。所以，后续的服务还是很好的。只要有不清楚的地方都可以跟软件方沟通。你首先要先搞清楚聚水潭的工作原理和流程，否则没办法展开工作。

其次要说的是分销，因为我去年服务的这家企业品牌管理。最大头的营业额在分销。而且，一般侧重分销的企业，就算有自营，自己家开的这些自营店也都是算成总公司的一个分销商去核算，然后自负盈亏的。分销的进销存数量可以完全参照据水潭的进销存报表来。但是，据水潭毕竟是一个为业务设计的系统，数量可以按照据水潭的进销存报表，但是金额得自己手工去核算再用VLOOKUP函数导入，然后计算库存金额。如果聚水潭里的商品资料有专人维护，并且维护得好的话，成本单价可以直接提取据水潭商品资料里面的成本价。这里需要大家具体情况具体分析。

账务处理中，分销的收入以聚水潭里面销售主题分析和售后主题分析这两个报表导出加以整理，前者需要勾选的维度是发货日期，后者选择进仓日期。导出数据之后在处理之前可以先跟进销存报表核对一下。导出数据正确的情况下，进销存报表的销售出仓数量=销售主题分析的实发数量。进销存报表的销售退货数量=售后主题分析的实退数量。因为水潭的维度比较杂，所以我们在导数据的时候一定要注意选对维度。如果以上这两组数据没办法勾稽，说明条件选择有问题，需要重新选择条件。做销售收入时，我们要看这两个报表的销售金额和售后金额。成本金额暂且不看。分销的收入=销售主题分析（财务）销售金额-售后主题分析的退货金额。分销的基本成本是以采购入库的进价作为销售成本。这里可以自己整理一份成本价，用公式导入。或者让产品部提供商品进价。我们审核完之后再导入。还有一个要注意的点是快递费，在聚水潭里设置商品重量跟快递费的时候，一定要每个产品去单独称重之后入聚水潭，如果是鞋子，每一个码都要去称，因为鞋子大一码的话有的重量会偏差比较大。如果我们没有每个码去称重而只是取平均值或者中间值的话，那会导致我们月末在跟快递物流公司对账的时候账面偏差太大。

还有一个需要注意的是退换货的问题。由于电商企业退换货真的太频繁，导致有时候有一些退回来的商品仓库先入库，但售后没有及时处理，导致我们在售后主题分析里面就会体现为无信息件，这个时候我们可能不知道这个件是哪个分销商退回来的货，还是我们自营店哪个平台哪家店退回来的货。这就容易导致我们在结转成本或者确认收入的时候不准确。当仓库收到退货，用PDA扫描入库后，我们做账前要先看看聚水潭里“订单-退货退款”这个地方是不是还有没有绑定订单号的，也就是我们所说的无信息件，最好是把所有的无信息件全部绑定后再做账，这样才能最大程度地避免出错。一般的，退货都会有一个快递单号，用快递单号去搜索，搜索出来之后再绑定销售订单的内部订单号。绑定之后，会在系统“订单-退款单”这里生成退款单，当退款单审核之后，第二天退货金额才能在售后主题分析这里体现。如果是分销的，我们一般都已经预收分销商货款，所以，无信息件分销商会自己找过来，当他们提供单号给我们绑定之后再审核给分销商退钱。

最后来说说自营店的账务处理。这里最主要是要跟平台对账。如果是平台店铺有直接对接据水潭的，这样的平台比较对账，可以利用VLOOKUP函数。但是，去年我们公司就有很多店铺是没有对接到据水潭的，是要运营自己手工在聚水潭下单的。这就需要我们跟运营沟通，在下单的时候就插入标签，备注是哪个平台哪家店的订单。平台有退货的话，如果有退货的快递单号，就可以用退货的快递单号去聚水潭里搜索订单，然后绑定销售订单的内部订单号。把退货订单归集到相对应的退货平台和退货店铺。

还有一个值得一提的是唯品的物流，唯品会分JIT订单和JITX订单。一部分是我们购买唯品袋子，物流找唯品会对账收款，一部分是走跨航物流。这一部分的物流费需要我们月末自己跟物流公司对账结算。如果有对接唯品的话，聚水潭里面会有一个菜单：“唯品会出仓“，导这个报表核对，同时导出销售主题分析辅助核对。在这两个报表里去提取自己所需要的信息，比如运单号，还有每个运单号的承运数量，重量等等。