如何严格把控采购「采购28法则」

一、什么是ABC管理法？

ABC管理法是按照材料的采购金额来划分的。ABC管理的目的是使公司的财力集中在最重要的项目上。通过掌握A类材料供应情况,就可以形成高效的库存周转。

采购的材料有很多种, ABC分层可以按照如下步骤来进行:

(1)将一年内或者某一个周期每种材料的采购金额进行统计,然后按照由大到小的顺序排列。

(2)将每种材料的采购金额与采购总金额来对比,就可以计算各自所占的百分比,也按照由大到小的顺序排列。

(3)计算累计百分比。这时候会发现累计百分比的数据是由小到大排列的。

(4)划分ABC.

占累计金额70%的那些材料叫做A类材料,其项目数通常只有10%左右。

占累计金额另外20% (即71%~90% )的那些材料叫做B类材料,其项目数通常也是20%左右。

占累计金额剩余10% (即90%~100% )的那些材料叫做C类材料,其项目数通常高达70%左右。（这部分主要是间接采购或者MRO工业品采购的主场）

在实际应用中,我们可以简化一点,把占累计金额80%的那些材料叫做A类材料,另外15%的那些材料叫做B类材料,剩余5%的叫做C类材料（主要是间接物料或MRO物料）。

这时就会发现, A类材料的项目数在20%左右,这种现象通常叫做二八原理,或者叫"重要的少数"原则.

如果公司采购的材料种类非常多,甚至A类材料的种类也超过几十种的话,还可以对A类材料再进行ABC分层,分为AA类、AB类与AC类,并将管理的重点集中在AA类材料上。

二、采购要把力量集中在A类材料上

A类材料是指占了采购金额70%比例的那些种类。

把力量集中在A类材料上,是为了保证采购部门在成本最高的A类材料的选择、交货及周转上花最多的工作时间。

这也是20/80原则,或者叫做重点管理原则在采购中的具体应用。

员工的工作时间属于企业的资源,工作时间是刚性的、有限的,把有限的资源用在最重要的地方,才能发挥最大的价值。

在采购管理上,我们希望将采购的质量、成本与交货期等进行有效的控制,但是每个公司采购的材料种类繁多,往往成百上干,在管理上很难做到全面兼顾。

如果对每种材料都想兼顾,很可能出现"面面俱到,面面都到不了" ,甚至本末倒置,浪费了时间,得不偿失。

采购人员要始终把力量集中在A类材料、A类库存、A类供应商上。

这些内容占了采购工作70%的比重,简称3A,只要把3A都管好了,就是一个合格的采购人员,可以问心无愧了。评估采购人员的业绩,首先要看的就是对3A的管理效果。

三、3A：采购管理的重点

A类材料:占了采购总金额70%的那些材料种类。关注其价格趋势。

A类库存:占了材料库存总金额70%的那些库存种类。关注其库存周转。

A类供应商:占了采购总金额70%的那些供应商。关注其供应风险。

对于A类材料,关注其价格趋势,以便做出更有效的决策。价格趋势总体来讲有两种:相对稳定或相对波动。

面对相对稳定的趋势,通常采取“批量对批量”的采购方式,也就是"要多少买多少" ,严格按需采购,无需保持库存,这样才能保证最低的采购总成本。

而面对相对波动的趋势,如果预估价格上升,就要进行大批量采购,保持战略性库存,防止价格持续上涨带来的负面影响;预估价格下跌,就要及时清空库存,无论是自用还是变卖,防止价格持续下跌带来的负面影响。

这就涉及期货采购的管理了,既然是期货采购,就有风险,因为价格趋势的预测未必准确,这时候的采购决策就需要高层主导采购部门则主要负责提供预测及其依据。

对于A类库存,关注其周转速度。库存周转快慢本质上影响的是资金占用与资金效率,最终影响到采购的总成本。

对于A类供应商,关注其供应风险。供应风险主要指供应商在五个方面的表现:质量水平、产能保障、技术配套、资金实力以及管理理念是否匹配